ASSEMBLEE GENERALE DU 29 SEPTEMBRE 2020
PROCES-VERBAL
Ouverture par la Présidente Alix CLAUSEL
La présidente remercie les participants présents, ceux qui ont donné des pouvoirs, ceux qui auraient aimé venir.
Une AG bien particulière :
– avec les mesures sanitaires : masques, gel et distanciation.
– Nous avons fait le choix de maintenir une AG en présence, formule qui nous semble assurer une meilleure participation.
– faire en septembre 2020 le bilan de 2019, c’est déjà loin mais c’est important et nécessaire ;
– la faire avec cette année de Covid qui a tout bousculé, c’est nécessaire pour ajuster notre bilan prévisionnel 2020 et voir comment rebondir
Michèle SARDA (ANDR) n’ayant pu être présente a adressé un message d’encouragement à poursuivre le maintien du lien social et l’esprit associatif dans nos bibliothèques.
VALIDITE DE L’ASSEMBLEE GENERALE
Le quorum fixé par les statuts de l’Association est de la moitié des cotisants présents ou représentés par des pouvoirs:
Nombre de cotisants : 124
Nombre de cotisants présents ou représentés : 94
Le quorum est donc largement atteint.
Alix Clausel, présidente, aborde ensuite l’Ordre du jour mentionné dans la convocation :
1- RAPPORT MORAL ET RAPPORT D’ACTIVITE DE L’ANNEE 2019
Notre association CBPT Montpellier regroupe 24 bibliothèques, de toutes tailles, d’interventions très diverses, prêts adultes, enfants, interventions dans les écoles, cliniques, maison de retraite. Chaque bibliothèque a une place bien identifiée au sein de l’association.
L’association CBPT Montpellier dont nous assurons aujourd’hui l’assemblée générale en assure seule l’identité juridique et la responsabilité pour tout engagement, convention ou compte bancaire, assurance, problème juridique etc. Mais c’est avec chaque responsable de bibliothèque et membre du CA que nous parvenons à organiser et gérer toutes nos activités.
Le rapport d’activité a donc pour objet de rappeler à la fois les activités des bibliothèques, celles du centre départemental et les liens entre CBPT Montpellier et l’Union Nationale CBPT en 2019.
La présidente s’est impliquée dans le déroulement de l’année 2019 par ses visites aux bibliothèques, sa participation aux réunions, rencontres, organisation des CA, dans le souci de la place de chacun, de l’évolution de chaque bibliothèque et de leurs partenariats tant vis-à-vis des mairies que des directeurs de clinique. La participation des membres du CA, des responsables de bibliothèques et des responsables de secteur a toujours été un appui apprécié tout au long de l’année.
Les bibliothèques du CD Montpellier en 2019
24 bibliothèques : Ouverture de la bibliothèque de la clinique du Mélezet en Septembre 2019. Le site CBPT Montpellier : bibliothequepourtous-34.fr détaille les lieux d’intervention et les très nombreuses permanences proposées sur chaque site.
134 bénévoles dont 99 certifiées et 19 560 heures de bénévolat (soit 12,9 ETP) – certaines bibliothécaires sont fidèles à leur structure depuis plus de 20 ans et méritent des remerciements.
2 485 inscrits (les abonnements des familles et les lits des cliniques)
55 518 livres à disposition dont 2 536 livres achetés en 2019.
55 921 livres prêtés au cours de l’année (voir tableau des prêts en annexe 1)
Une belle année avec une augmentation globale des prêts de 5%, résultat du travail accompli dans chaque bibliothèque et qui reflète certes les prêts mais aussi l’ensemble des activités, animations, interventions dans les écoles.
A remarquer le chiffre des prêts EJS-13121- qui représentent 25% du total des prêts.
Pour rappel les prêts jeunesse sont gratuits et une subvention de la mairie doit prendre en compte cette gratuité.
Les évènements des bibliothèques en 2019
Pour toutes les bibliothèques, l’application de la loi RGPD a entrainé de nouvelles contraintes pour le respect de la vie privée de nos abonnés. Cette règlementation a été largement appuyée par l’Union Nationale.
Les bibliothèques ont poursuivi leur démarche de modernisation :
ST GELY DU FESC : création du portail des lecteurs développé sur Cassiopée
GRABELS : installation du nouveau logiciel PMB
ST CLEMENT DE RIVIERE : nouvelle installation du secteur enfants
UTT : un partenariat élargi à 4 demi-journées d’ouverture avec la collaboration de deux étudiants.
On peut aussi rappeler les nombreuses animations, cafés littéraires, sans oublier toutes les permanences de chaque bibliothèque :
– Accueil de résidents de la maison de retraite pour de la lecture, apéro conférences, ateliers BD
– Rencontres avec des auteurs
– Développement des livres Large Vision
Le Centre départemental
Les permanences les mardis et jeudis après-midi ont été à la disposition de tous, pour l’organisation des réunions et l’accueil des nouveaux bénévoles.
Le fonctionnement de l’association est assuré avec les responsables des secteurs jeunesse, formation et santé
- Secteur jeunesse : Eveline GENEE donne de l’importance aux réunions du secteur jeunesse et encourage les participations au prix Livrentête avec les écoles.
- Secteur Santé : Françoise de BEARN et Véronique THIERCELIN évoquent la réunion du secteur et les rencontres dans les bibliothèques. Un contact doit être repris avec la clinique PLEIN SOLEIL à la suite de son déménagement sur Montpellier
- Secteur formation : sous la responsabilité d’Eveline GENEE, la formation a réuni 10 stagiaires pour une année très dynamique qu’il a fallu adapter à la période du confinement (rappel de la formation lecture à voix haute avec Catherine MARIGNY).
- Catherine GIRAUD est responsable des réunions d’achat de livres des bibliothèques en gestion directe, elle assure aussi les relations avec la librairie Sauramps et le fonctionnement de la prélecture.
Le centre poursuit aussi l’organisation de réunions annuelles :
- Les Rencontres autour des livres avec Denise Delterme, 6 rencontres dans l’année, très animées avec des présentations croisées et une invitation d’auteur.
- La réunion annuelle des responsables de bibliothèques pour accueillir les nouveaux responsables et échanger sur le fonctionnement des bibliothèques.
L’établissement des statistiques annuelles adressées à l’Union Nationale est réalisé avec l’aide d’Irène SUDRIES et Annie BASTIDE.
Les réunions de Conseil d’Administration :
Deux CA le 4 avril 2019 et le 2 octobre 2019 avec toujours un point financier, le suivi des secteurs formation, jeunesse et santé et un point sur les bibliothèques. La participation très régulière de Michèle SARDA (ANDR) a aussi permis de faire à chaque réunion le lien entre notre centre et l’Union Nationale CBPT.
Plus particulièrement, le 4 avril nous avions envisagé la révision des statuts, ce qui n’a pu être mis en œuvre et le 2 octobre 2019, nous avons annoncé une réflexion sur l’organisation du Centre Départemental qui va se poursuivre sur l’année 2020.
Les liens avec l’Union Nationale
- Les responsables de secteur ont participé aux réunions nationales des secteurs jeunesse et formation avec Eveline GENEE, à la réunion du secteur Santé avec Véronique THIERCELIN et la Présidente a participé l’assemblée générale de l’Union Nationale CBPT.
- La Présidente rappelle la nouvelle formule des Notes Bibliographiques et toutes les informations qui figurent sur le site de l’Union Nationale UNIONCBPT.
En conclusion, l’année 2019 a bien reflété tous nos atouts à protéger et conserver.
Le rapport moral et rapport d’activité sont approuvés à l’unanimité.
2 – RAPPORT FINANCIER 2019 ET BUDGET PREVISIONNEL 2020
Intervention de Jean François de JABRUN, Trésorier de l’association
Préambule :
En préambule, le trésorier rappelle les règles de gestion financière (Article 11 des statuts) : L’Association Départementale a une comptabilité unique dont le Trésorier a seul la gestion, sous le contrôle du Président. Le Trésorier fait les encaissements et les paiements. Il tient les livres de comptes.
Le Président peut déléguer tout ou partie des pouvoirs du Trésorier aux bibliothécaires pour les opérations courantes de leurs bibliothèques sous réserve d’en rendre compte périodiquement et à toute demande.
Il précise ensuite que les bibliothèques en gestion directe n’ont pas de compte bancaire, leurs recettes et dépenses étant inscrites sur le compte du Centre départemental.
En revanche, les cinq bibliothèques en gestion déléguée ont une autonomie partielle avec chacune un trésorier désigné par la présidente sur proposition de la responsable de la bibliothèque et du trésorier de l’association. Voici les éléments actuels :
-
Bibliothèque
Responsable
Trésorier
BOUTONNET
Dominique VANCAUSBROUCK
GRABELS
Evelyne GENEE
ST GELY du FESC
Annie LE JUNTER
Marie-Désirée RAMOS
ST CLEMENT de RIVIERE
Marie Monique LE ROY CHATENET Monique POZZI
SETE
Françoise PASCO
Christine GOLA
Après le départ de l’ancienne trésorière, La bibliothèque de GRABELS est en attente de désignation d’un remplaçant. Sur proposition d’Eveline GENEE et du trésorier départemental, Madame la Présidente désigne Monsieur Jacques BOURLEAUD pour remplir cette fonction et en informe les membres de l’assemblée. Elle demande au trésorier de régler cela avec le Crédit Agricole et de signer tous les documents nécessaires.
Compte administratif 2019 :
Jean-François de JABRUN présente les comptes 2019 de l’association. Le tableau récapitulatif figure en annexe 2.
Ce compte présente un léger déficit de 1 191,67 €
Budget prévisionnel 2020 :
Jean-François de JABRUN présente les budgets prévisionnel 2020 de l’association. Le tableau récapitulatif figure en annexe 3. Ce budget avait été élaboré avant le confinement. L’ouverture partielle des bibliothèques, surtout en milieu hospitalier conduit à envisager un budget plus réduit.
Danielle KELLER soulève le problème de l’absence de dotation aux amortissements et de dotation aux provisions. Il faudrait le prévoir dans la perspective du remplacement de matériel.
Le rapport FINANCIER ET LE BUDGET PREVISIONNEL SONT soumis au vote et SONT approuvéS à l’unanimité
3 – ELECTION DE MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Des remplacements à effectuer suite à démission et fin de mandat :
- Ines MICALEFF: depuis 2013 au CA et à GRABELS depuis 25 ans.
- Alix CLAUSEL : à CBPT depuis 2007, elle a commencé à SAINT ROCH puis a été successivement responsable de la bibliothèque de la clinique CLEMENTVILLE à son ouverture puis responsable du secteur Santé et présidente depuis 10 ans.
Deux candidatures de nouveaux membres du CA :
Dominique LACOMBE responsable de la bibliothèque de la clinique BEAUSOLEIL
Jacqueline DELICHERE bibliothécaire à SAINT GELY DU FESC, très active sur le secteur jeunesse
LES DEUX CANDIDATES SONT ELUES A L’UNANIMITE
Alix Clausel présente Danielle SCHNEIDER qui a accepté de prendre sa succession et sera élue par le Conseil d’Administration qui suit cette AG.
Le bureau fera l’objet d’un vote au Conseil d’Administration qui se déroulera après l’Assemblée générale
4 – PERSPECTIVES 2020
C’est Danielle SCHNEIDER qui aborde ce point :
« Au nom des présentes et absentes (pouvoirs nombreux, mais mesures exceptionnelles dues au COVID), je veux remercier Alix chaleureusement en votre nom à toutes (s) pour tout ce qu’elle a fait pour notre Association pendant les 10 ans de son mandat. Toutes ces longues années à veiller par sa contribution importante à son bon fonctionnement, à son développement avec un total dévouement. Alix, tu as plus que parfaitement rempli ta tâche avec sérieux et conviction. Mais je veux surtout souligner, ton dévouement, ta capacité d’écoute attentive, ta diplomatie et ton charisme, la liste de tes qualités est longue, et cela fait de toi une « personne rare ». Une page se ferme mais pas complètement j’espère.
Prendre ta suite fut pour moi une valse d’hésitations. Atteindre ton niveau me paraissait difficile n’étant dans l’Association que depuis 5 ans. J’ai pris très vite la Responsabilité de la Clinique du Millénaire (avec une super équipe que je salue), ensuite membre du C.A., et Vice Présidente il y a un an.
Par contre accepter la Présidence, était un autre challenge, estimant que des plus anciennes étaient aptes à briguer cette place. Tu as su me persuader d’accepter et je prends ce jour l’engagement, en prenant ta succession, d’arriver à faire aussi bien pour assurer toutes les responsabilités qui vont m’incomber afin d’être à la hauteur. En cette année imprévisible qui s’annonce et qu’il faudra affronter, je ferai tout mon possible pour que notre Association perdure dans de bonnes conditions. Je serai tout comme Alix à votre écoute, et ouverte à toutes vos suggestions et remarques.
Des nouvelles structures sont mises en place, à savoir une collégiale qui permettra une délégation de tâches, chaque secteur s’assure complètement, mais toujours sous mon entière responsabilité.
- Secteur santé : Françoise de BEARN et Véronique THIERCELIN. Elles sont vos référentes pour tous problèmes qui peuvent se présenter, management de vos équipes, recrutement, statistiques et les relations avec les responsables de cliniques
- Secteur Jeunesse et Secteur Formation : Evelyne GENEE. A noter qu’il n’y aura pas de formation en 2021.
- Trésorerie toujours assurée par Jean-François de JABRUN (Comptabilité, tenue des comptes, factures, bilans….).
- Secrétariat administratif : Annie BASTIDE (Statistiques, convocations, C.R. de nos réunions).
- Achats de livres en gestion directe : Marie VELUT qui devient responsable aidée de Catherine GIRAUD.
- Rencontres autour des livres animées par Denise DELTERME
- Informatique Centre : Une nouvelle venue, Pierrette DANIEL DUBOIS, pour la saisie des livres et mise en place du nouveau logiciel.
Il m’a fallu prendre dans l’urgence une décision importante, à savoir LE CHANGEMENT DE LOCAL. J’ai eu l’occasion de l’expliquer à certaines d’entre vous. Il était en effet nécessaire vu la situation liée à la pandémie de réaliser des économies importantes.
A partir du 1er Novembre, Le nouveau Siège Social de CBPT sera à l’ADRA (Association des Résidents d’Antigone) 19 place du Nombre d’Or – Montpellier. L’adresse du local mis à notre disposition est 143 Place de Thèbes à Montpellier . Cette salle 134 que nous partagerons avec d’autres Associations (notamment un Atelier d’écriture) sera à notre disposition les Lundis toute la journée et le Vendredi après-midi. En fonction de la programmation de nos réunions, possibilité d’extension aux Mardis et Mercredis matin. Ce local présente l’avantage d’être en Rez-de-chaussée et est très facile d’accès par le Tram ou en Voiture.
Autre mesure : diminution de l’achat de livres. Aucun achat pour les cliniques où les permanences sont arrêtées.
Et bien sûr limitation au maximum de tous les autres frais.
Notre Association sur le plan local est importante. Nous devons tout faire pour qu’elle reste au complet en nombre de bénévoles et même « l’augmenter » afin de franchir ce cap difficile. Je demande à chaque responsable d’être mobilisé. Restez en liaison constante avec vos équipes, soyez unis et solidaires, continuez à les motiver, et bien sûr tenez les au courant au fur et à mesure de toute évolution dont je vous informerai.
Nous devons préserver notre Association et notre mobilisation en est l’élément moteur. Nous avons des convictions, nos bénévoles représentent une force vive, elles ont toujours fait preuve de combativité et d’implication, c’est pourquoi lorsque la reprise interviendra il faut que tout reprenne normalement et que l’engagement que nous avons pris reste inchangé. Des jours meilleurs nous attendent, et nous pourrons continuer nos échanges et commenter nos belles lectures.
Dans nos perspectives futures nous poursuivrons notre campagne de recrutement et le changement de Bibliolud pour PMB. C’est pourquoi il vous a été remis les listes de tout votre stock de livres, afin de le mettre à jour.
L’apéritif initial qui était prévu aura lieu lors de l’inauguration de nos nouveaux locaux, ce que j’espère prochainement. «
5 – Remise des diplômes de la formation 2019/2020
Ils ont été remis avec félicitations aux 2 personnes présentes et seront transmis aux autres par leurs responsables de bibliothèque.
6 – Questions diverses
Il est fait un point sur la reprise d’activité des bibliothèques à l’issue du déconfinement.
L’assemblée a été clôturée à 11 H 30.